Управление документацией СМК состоит из нескольких процедур

Управление документацией СМК

Управление документаций СМК является очень важным моментом в системе общего менеджмента предприятия. Во время этого процесса очень часто возникают различные несоответствия, которые могут быть выявлены во время проведения аудиторской проверки.

Как показывает практический опыт функционирования крупных и средних предприятий, довольно удобным вариантом может стать создание документированных процедур, осуществляющих управление документами. Например, основной может быть процедура «Управление документами». В ней нужно будет отобразить таблицу, в которой были бы перечислены все виды имеющихся на предприятии документов, ссылки на другие бумаги и блок-схемы, четко описывающие процесс управления документацией.

Также в данной процедуре можно совместить методы управления такими документами:

  1. Документы, поступающие на предприятие извне на электронных, бумажных или любых других носителях — законодательные решения Российской Федерации и стран контрагентов, РД, ГОСТы, СНиПы, ТУ и т.д.
  2. Внутренние документы компании — рабочие инструкции, методики, процедуры, регламенты.

Разработка и описание данной процедуры — задача менеджера по качеству.

Следующая процедура — это управление документацией об осуществлении производственной и хозяйственной деятельности, так как именно она позволяет определить все аспекты в области качества.

Качественное управление документацией СМК зависит от строгого следования стандартам ISO 10013 и состоит из трех уровней:

  1. Верхний уровень - описывает СМК в соответствии политикой предприятия, установленной в области качества, а также с ее задачами и целями.
  2. Средний уровень - отражает взаимосвязанные процессы и мероприятия, необходимые для быстрейшего внедрения системы менеджмента качества.
  3. В нижнем уровне - находятся подробные рабочие документы.

Кроме того, в стандартах ISO 10013 отмечается, что количество уровней может отличаться в ту или иную стороны, что зависит от потребностей конкретного предприятия, а что касается формы документации, то они могут использоваться практически на всех уровнях.

Во время внедрения СМК необходимо выполнить несколько мероприятий в отношении управления документацией — составить опись имеющихся документов, определить общую структуру документации, составить структурированный перечень, определить систему обозначений и т.д.